Vakantie in zicht: je mails de baas!

Vakantie in zicht, maar vakantie in een digitaal tijdperk?
mails vakantie Nu hoor ik mensen tijdens opleidingen tijdsbeheer, steeds weer zeggen dat ze op vakantie hun mails lezen. Is dit dan vakantie in het digitale tijdperk? Volgens mij kan je mails de baas blijven, enkele inzichten en tips.
Ik ben een dino, want ik heb nog net de periode meegemaakt waar vakantie nog betekende : Druk doorwerken tot je vertrek, maar dan ook echt even weg. Geen mails tijdens je verlof en geen berg mails bij terugkomst.Geen facebook of Linkedin.

Het digitale tijdperk laat ons toe om altijd en overal “connected” te zijn. Het excuus van vroeger, ik heb dat document niet bij de hand, is in enkele seconden opgelost. Overal toegang tot alle informatie zorgt tegelijk voor die overload en een gevoel van controleverlies.
Ik volgde de Digital Day ingericht door Fopas. Waar me nog maar eens duidelijk werd dat de digitale veranderingen aan een razend tempo vooruitgaan en dat dit ontzettend veel uitdagingen voor ons werk en ons leven met zich meebrengt. Voor mij was de dag een bevestiging van de eeuwenoude Griekse wijsheid : Panta Rhei. De enige constante is verandering! Als de Grieken het al zeiden….Ik zei toch, ik ben een dino.
Er is een verschuiving bezig die leidt tot het Nieuwe Werken, nieuwe vormen van dienstverlening, meer flexibiliteit, meer mogelijkheden, meer informatie die toegankelijk is,maar ook meer verantwoordelijkheid bij het individu,,…
De belangrijkste inzichten van de dag op een rijtje : http://www.observo.be/digitale-transformatie-en-jobevolutie/

Wat nu met je mails  en je digitale beschikbaarheid? Mijn tips :

1.Ga bewust “offline”, minimum 3 dagen – je oude mensen brein heeft tijd nodig om de belangrijkste verbinding te maken, namelijk die met jezelf en het hier en nu.
Maximum offline…zelf te bepalen
Je mag natuurlijk online om op vakantie je weg te zoeken of dat leuke restaurantje, maar weersta de verleiding om toch snel even je mail te controleren. Moet je ergens wachten? Ik ben zeker dat er genoeg alternatieven zijn, kijk even rond (en niet op je scherm).

2.Verwittig klanten, collega’s van je afwezigheid, zeker 2 weken op voorhand.

3.Als je een back-up hebt, bezorg die tijdig alle info.

4.Zet je “out of office” al een halve dag eerder op, voor je werkelijke vertrek. Stel in die tijd al een paar regels en filters in om de binnenkomende mails te sorteren/groeperen/door te sturen.

5.Blijf een dag langer, na je vakantie “out of office” en behandel je mails, verstuur echter je antwoorden pas op het einde van die dag.

6.Kan je het toch niet laten om je mails in je vakantie te lezen, behandel dan de mails die je direct kan verwijderen of archiveren. Als er werkelijk een dringende en belangrijke bij is (alhoewel me dat echt zou verwonderen- gezien mijn tweede punt), stuur hem door naar een back-up of maak dat je dit in 1 keer kan afhandelen/oplossen. Lukt dit niet, stel dan voor om direct na je verlof contact op te nemen.

Slaag ik zelf erin mails de baas te blijven? Niet altijd even goed, maar ik ga wel heel bewust met mijn mails om en ik geloof in het creëren van goede gewoontes. De meeste klanten hebben hier begrip voor en in de zomer trouwens zelf ook vaak vakantie.

Bovendien geloof ik in het maken van connecties, digitaal en persoonlijk. Ik daag je dan ook uit om dit deze zomer te doen. Ik ga op ontdekking in Japan en deel graag met jullie de nieuwe (digitale) inzichten.
Dus in juli even geen blogartikel, maar als je het hele e-mail gebeuren deze zomer met een lach wil bekijken, bekijk James Veitch zijn originele aanpak eens. Een (glim)lach verzekerd!

https://www.ted.com/talks/james_veitch_this_is_what_happens_when_you_reply_to_spam_email

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *